Assistant de Direction Mutualisée Drusi - Mairie de Cergy H/F - 95

Au sein de La Direction des Relations à l'Usager et des Services Internes (DRUSI), de la Direction des Finances et des Achats ainsi que la la Direction du Conseil Juridique et de la Commande Publique (DAJCP) sur certaines missions, rattaché/e hiérarchiquement à la Directrice, de la DRUSI, l'assistant/e de direction mutalisée assure l'assistanat des directions DRUSI, DFA et DAJCP.

Assister les directrices des directions DRUSI et DFA :
* Gérer les agendas, organiser les réunion, vérifier les parapheurs,
* Prendre des notes en réunion et rédiger des comptes rendus,
* Prendre en charge l'accueil physique et téléphonique,
* Assurer la diffusion de l'information.

Assurer les missions transversales aux trois directions (DRUSI/DFA/DAJCP) :
* Assurer l'affichage administratif papier et dématérialisé (hors Etat civil),
* Assurer un appui RH opérationnel pour les directions DRUSI, DAJCP et DFA, coordination des visites médicales, traitement des demandes via GESSI, gestion des heures supplémentaires et vacataires...
* Assurer le suivi Post Office et gérer les commandes et le stock de fournitures,
* Centraliser et traiter les demandes de tickets de transport.

Assurer les missions spécifiques à chacune des trois directions :
DRUSI :
* Mettre en parapheur les conventions de mise à disposition de matériel,
* Être l'interlocuteur référent des services en charge des permanences à la MA du Village,
* Gérer les demandes de réservations de la salle des cérémonie et lien avec le Service Bâtiments pour le ménage et les éventuelles demande d'interventions techniques (GESSI),
* Assurer l'appui administratifs aux chefs de services,
* Gérer la distribution des Mariannes de la Ville,
* Assurer le lien opérationnel avec le prestataire des distributeurs de boissons et d'aliments,
* Remettre les documents officiels aux usagers (ex. : diplômes).

DFA :
* Assurer le suivi des ventes aux enchères en lien avec les acheteurs et les vendeurs et intervenir en binôme avec le gestionnaire achats sur ce secteur,
* Préparer les certificats administratifs, arrêtés et courriers divers.

DAJCP :
* Apporter un appui logistique et administratif lors des élections,
* Rédiger ponctuellement des arrêtés selon les besoins du service.