Assistante du Maire - Mairie de Jouy·le-Moutier H/F - 95

Assurer l'assistanat au sein du cabinet de Monsieur le Maire

ACTIVITES : Secrétariat du Maire, de son Cabinet

Filtrer les demandes (appels, courriers, mails...) faites à l'attention de Monsieur le Maire de son Cabinet, les orienter éventuellement vers les services.

Actualiser le fichier personnalités et contrats de Monsieur le Maire et de son Cabinet

Assurer l'accueil physique des rendez-vous du Maire et de son Cabinet ou des personnes désirant un rendez-vous ou un renseignement.

Saisir, rédiger et mettre en forme la correspondance du Maire et de son Cabinet.

Relire tous les documents mis à la signature du Maire et des Elus.

Mettre en forme et éditer des courriers, documents et supports de communication.

Prendre les rendez-vous du Maire et de son Cabinet et gérer leur planning

Traiter les mails.

Organiser les réunions à la demande du Maire et de son Cabinet.

Rédiger les comptes rendus des réunions ou les relevés de décision.

Organiser et gérer le classement des dossiers.

Préparer et suivre les dossiers du Maire et de son Cabinet.

Prendre les messages et les demandes de rendez-vous.

Réceptionner les demandes, et les transmettre aux personnes ou services concernés.

A partir d'informations écrites ou orales, rédiger quelques courriers.

Assurer la circulation des parapheurs, courriers, notes....

MISSIONS : Assurer la préparation, la gestion et le suivi des instances et des actes de la collectivité.

Assurer la préparation, la gestion et le suivi des Conseils Municipaux (CM).

Assister aux séances des Conseils Municipaux, avec prise des votes, de notes et réalisation du procès-verbal.

Préparer les dossiers pour les Commissions des Finances des CM et CC

Élaborer les plannings des conseils municipaux et des commissions des finances.

Centraliser les arrêtés et décisions du Maire/Président, les enregistrer et en assurer le suivi. Tenir le registre des actes.

Mettre en oeuvre les procédures réglementaires et juridiques relatives au fonctionnement de la collectivité (arrêtés, décisions, délibérations).