Secrétaire Administratif Justice de Proximité au Tribunal Judiciaire de Pontoise H/F - 95

Effectifs de 400 agents (295 fonctionnaires et 103 magistrats

Votre hiérarchie : La directrice de greffe et par délégation le chef de service

Vos interlocuteurs métiers :Les auxiliaires de justice ; les usagers du service public ; les partenaires institutionnelsLe secrétaire administratif assiste le directeur / responsable de service et participe à la bonne gestion du service ou du secrétariat. Il assure des tâches administratives d'application, de rédaction, de comptabilité, de contrôle d'analyse et peut se voir confier des attributions relatives à la gestion administrative, financière et des ressources humaines. Il peut être affecté au sein d'un/des service(s) support(s)présenté(s) ci-dessous (services financiers, immobilier, archives, cellule de gestion...).

1- Direction/ Administration/ Gestion

1-1 Gestion et suivi budgétaire et comptable

- Assurer les fonctions de régisseur d'avance et de recettes

- Préparer les engagements comptables

- Saisir les commandes et suivre leur exécution

- Réceptionner et saisir les factures, vérifier le service fait

- Traiter les mandats et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptable

- Renseigner les services gestionnaires et les fournisseurs

- Mettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d'activité

1.2 Gestion du service centralisateur des frais de justice

- Réceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus

- Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation

- Gérer les engagements juridiques hors marché

- Créer et modifier les tiers dans Chorus

- Gérer le suivi du stock et créer des tableaux de bord

- Gérer les recours

1-3 Gestion de la cellule budgétaire
- Préparer les demandes d'achat et les enregistrer dans Chorus formulaire
- Gérer les constatations de service fait
- Suivre la consommation et l'exécution de la dépense
- Participer à l'élaboration des demandes budgétaires
1-4 Gestion immobilière :
- Effectuer un contrôle visuel régulier du bâtiment
- Programmer et suivre les interventions
- Assister aux réunions de suivi et élaborer les comptes rendus
- Participer aux visites contradictoires et renseigner les fiches de contrôle qualité
- Saisir et suivre les demandes d'intervention sur l'applicatif AMBAZ
- Participer à l'analyse des offres dans le cadre de MAPA locaux

1-5 Gestion des archives
- Enregistrer le courrier, en assurer le suivi
- Gestion du planning de service
- Préparation du budget en relation avec la cellule de gestion
- Préparer les bordereaux de versements et/ou de destruction des archives à la demande du chef de service
- Assurer la préparation des transferts des archives aux Archives Départementales
- Gestion du planning d'accueil des mairies et généalogistes
- Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord
- Assurer un suivi des marchés tri des archives (ARCHIVECO) et d'externalisation des archives (SGA)

1-6 Secrétariat de direction
- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs
- Gérer les agendas
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