Les missions du poste
Mission
En qualité d'Assistante administrative et financière, vous contribuez à la performance et à la bonne organisation de la direction générale en assurant le secrétariat de direction et la gestion financière de la Direction Générale et d'autres services de l'école.
Activités principales
Assistanat administratif
- Accueillir et orienter les interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) physiquement, par téléphone et par mail
- Gérer l'agenda de la Direction et contrôler les échéances
- Assurer la gestion et le suivi des courriers, des documents en signature suivant les délégations, des parapheurs et de la messagerie Direction
- Assurer le soutien logistique (salles, matériels, fournitures, convocation, traiteur...) pour l'organisation d'évènements (conférences, réunions, élections, instances...)
- Diffuser de l'information interne en multicanal (mail, mise à jour de l'intranet...)
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, comptes rendus, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Assurer l'organisation logistique et administrative du futur Conseil d'Enseignement et de la Vie Étudiante (édition de l'ODJ, convocation, rédaction du compte rendu...) en lien avec la Direction des Formations
- Assurer l'organisation logistique et administrative des commissions spécifiques de la Vie Étudiante en lien avec la Direction de la Vie de Campus
- Être en appui pour l'organisation du futur Conseil scientifique plénier en lien avec la Direction de la Recherche
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données
- Être en appui des directions et services sur certains sujets administratifs
- Assistant de prévention pour les services administratifs
Gestion financière
- Suivre les crédits annuels des dépenses de fonctionnement de la Direction Générale
- Assurer la gestion financière de plusieurs services : gestion des bons de commande via SIFAC, suivi des dépenses, émission des ordres de missions,
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
Le profil recherché
Connaissances et compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Finances publiques
- Maitriser la bureautique
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité(SIFAC) - formation possible
- Savoir gérer la diversité des sollicitations (et en mesurer l'urgence)
- Hiérarchiser les informations, être capable de rendre compte
Compétences comportementales et qualités requise (savoir-être) :
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Réactivitéet adaptabilité
- Sens relationnel
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Travail en équipe
- Disponibilité et flexibilité